Fundamentos del PMBOK Parte I

Para los que estén tentados en direccionar su carrera profesional hacia el lado del Management de proyectos les voy a dar una visión general del mismo para que puedan entender de que se trata y para que nos puede ser útil. En general el PMBOK, que actualmente esta por la 4ta edición, contiene y explica varios procesos estándar para la gestión eficaz de un proyecto. Estos procesos, como tales, tienen entradas, herramientas de procesamiento y una o varias salidas. La mayoría de los procesos tienen como entrada salidas de otros procesos y estas salidas son consideradas entregables en algunos casos.

Existe una primera parte de integración, donde se explica a grandes rasgos que temas trata el PMBOK, como gestión de alcance, tiempos, costos, riesgos, calidad, comunicación, RRHH, adquisiciones.... Cada una de las gestiones antes mencionadas contiene procesos donde hay salidas, herramientas y entradas. Estas entradas y salidas se van refinando a medida que avanza el proyecto ya que nunca se tiene toda la información de un proyecto el primer día de comenzado el mismo.

Un tema fundamental para lograr que un proyecto sea exitoso es determinar casi en su totalidad el alcance del mismo, y por supuesto ir actualizándolo y controlándolo a medida que pase el tiempo. La mejor forma de determinar cual es el alcance de un proyecto es generar la denominada estructura jerárquica de trabajo o WBS (Work Breakdown Structure).

El WBS (a veces llamado "wibis") o EDT es un diagrama jerárquico donde el primer nivel es el proyecto macro y en el nivel que le sigue se definen grandes módulos de alto nivel que compondrán al proyecto y determinaran el alcance del mismo, en general este segundo nivel se puede ver como "subproyectos" del proyecto master. Uno de los tips mas importantes para la creación del diagrama WBS es la de focalizarnos solamente en los requerimientos del cliente, sin pensar en cantidad de recursos necesarios ni en presupuesto de costos, es bueno pensar en recursos y tiempo ilimitados para definir esta tarea de la mejor manera posible. Por que esto? porque de esta manera uno se focaliza en todo lo que puede hacerse para que el cliente vea el proyecto realizado sin restringirse de antemano con factor costos y plazos. De esta manera se logra que el PM no descarte módulos por suponer que lleven un costo alto o que sean imposibles de cumplir por falta de recursos.

Una vez que se tiene el WBS en un alto nivel, se le puede ir mostrando al cliente para que el mismo nos vaya restringiendo el alcance. Este intercambio de ideas entre el cliente y el PM es fundamental para determinar de manera correcta al proyecto. Una vez que tenemos el OK de los módulos principales del WBS cada nivel debe ir explotándose en niveles más específicos hasta llegar a un nivel donde se pueda definir un paquete de tareas a realizar, denominado PT. Los módulos o cajitas del WBS tienen un sustantivo como nombre, mientras que los paquetes de trabajo tienen actividades determinadas con verbos como crear X, comprar Y, adquirir Z.

Mas adelante, en base al WBS y los paquetes de tareas encontrados, se estimaran recursos, tiempos y costos. Todo esto será detallado en una próxima entrega de Fundamentos del PMBOK.