Ventajas del PMI

Muchos de nosotros hemos trabajado en empresas donde el software es mas una cuestión de fe que una cuestión de pasos organizados y controlados o metodología de gestión de proyectos como la que plantea el PMI. Yo no es que este casado con el PMI, pero me encanta la forma de organización del mismo, creo que es de sentido común y tiene muchos tips, técnicas o herramientas muy fáciles de implementar que pueden cambiar el rumbo de toda una compañía.

En muchas empresas al comenzar un nuevo proyecto se decide el diseño a la ligera y se plantea un Gantt en Project con las tareas a realizar en menos de una semana e inmediatamente el team de developers se pone a "codear" sin tener en cuenta varios factores que el PMI prevé. Esto obviamente ocasiona en un futuro cercano, retrasos, lo que implica mas costos, mas tiempo, cambiar el alcance ya que estaba mal definido por el poco tiempo dedicado al mismo.

Para que una empresa comience a utilizar la metodología de gestión de proyectos del PMI debemos centrarnos en lo siguiente: lo que tenemos que plantear a la gerencia de sistemas o directores de sistemas es la figura del PM o Project Manager como icono central en el control y monitoreo del proyecto.

El PM debe ser capaz de controlar la famosa triple restricción de tiempo, alcance y costos en todo momento. Como se hace esto? Se sabe que un proyecto se inicia con un Project Charter, luego se planifica donde se utilizan técnicas de estimación como la Análoga (por casos similares), juicio experto o brainstorming, luego se tiene un WBS que se explotara adecuadamente, el mismo debe reflejar el trabajo del PM también. Mas adelante se comienza con la ejecución del proyecto seguido de un proceso importantísimo de control y monitoreo, durante el cual se deberán controlar avances, medir avances y rendimientos, detectar riesgos positivos y negativos, mitigar riesgos, motivar el equipo de trabajo, resolver conflictos, cambiar el alcance para poder volver a la planificación y seguir una nueva ejecución.

Todo este ciclo iterativo nos lleva a una comunicación fluida con el equipo de trabajo, un control y monitoreo del mismo y de las expectativas del cliente. Todo este trabajo mencionado anteriormente es realizado por el PM, estas actividades permiten un control de costos y tiempos, lo cual hará que el proyecto en un gran porcentaje de los casos se complete en tiempo y forma. Este porcentaje es mucho mas alto que el actual de cualquier empresa que no esta alineada con el PMI.

Las aptitudes del PM deben ser las siguientes: buen comunicador, capaz de resolver conflictos en el grupo de trabajo, monitoreo y control constante, detección de riesgos, control de costos y tiempos, buen planificador, es deseable que tenga conocimiento técnico previo pero no mandatorio, capaz de utilizar herramientas de valor agregado, de estimación y negociación.

Lamentablemente esto requiere una inversión inicial de capacitación para las empresas no alineadas. Pero luego este costo se vera reflejado en mejores proyectos, clientes mas felices y mas oportunidades. Esta inversión de capacitación ira tendiendo a cero a medida que todos los actuales gerentes de proyectos vayan certificando y además en paralelo se deberá ir contratando PMs certificados en caso de fuga de cerebros de la empresa.

Esta pequeña inversión es insignificante al compararla con el retraso de un proyecto y la chance de perder a un cliente que nos puede dar más proyectos a futuro. El PMI demuestra que mediante procesos claros y de sentido común se pueden mitigar los retrasos y lograr los alcances correctos que se definen junto al cliente.